Teknolojik gelişmelere ahenk sağlayarak hizmetlerini daha süratli ve aktif hale getirmeyi hedefleyen Karşıyaka Belediyesi, 2021 yılında hayata geçirdiği ‘dijital arşiv idare sistemi’ ile çalışmalarını daha da güçlendirdi.
Teknoloji yatırımlarında öncü olan Karşıyaka Belediyesi, uygulama sayesinde hem resmi evraklar dijital ortamda daha inançlı halde saklanmaya başlandı, hem de fotokopi ve kâğıt üzere masraflar en aza indirilerek iktisada ve ekolojiye katkı sağlandı.
Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü tarafından yürütülen dijital arşiv çalışması kapsamında kurumun İmar ve Şehircilik, Etüt Proje, Kentsel Dönüşüm, Plan ve Proje, Yapı Denetim, Ruhsat Kontrol ve Sıhhat İşleri Müdürlükleri ile ilgili evrak, belge ve dokümanlar dijital ortamda da kayıt altında tutuluyor. Bu kapsamda yaklaşık 5 milyon sayfa evrak ve 542 bin 740 proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv İdare Sistemine (AYS) transferi sağlandı. Arşiv Müdürlüğü’nün misyonları ortasında yer alan ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde yapılıyor.
HIZLI VE SAĞLIKLI RAPORLAMA
Dijital arşiv projesi ile kullanılacak dokümanların fizikî arşivde aranması ile doğacak vakit ve iş gücü kaybı ortadan kaldırılıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan evrakların dosya bütünlüğü ve içerik özgünlüğü de korunmuş oluyor. Ömür uzunluğu saklanabilen evraklar süratli, sağlıklı ve yeni bir halde raporlanabiliyor.
TASARRUF SAĞLANIYOR
Dijital dosyalama ile yer kaybı azaltılırken fotokopi, kâğıt, kartuş üzere masraflardan da tasarruf ediliyor; Karşıyaka’nın karbon salınımının azaltılmasına katkı sağlanıyor. Arşiv İdare Sistemi üzerinden suret hizmetleri daha süratli bir formda veriliyor. Arşiv Müdürlüğü dijitalleşme sürecine öbür müdürlüklülerin evraklarının eklenmesi ve e-ekspertiz hizmetinin devreye girmesi için çalışmalarına devam ediyor.
TEKNOLOJİYE UYUMLU KENT
Karşıyaka Belediye Lideri Dr. Cemil Tugay, “Teknolojik gelişmeler birçok alanda olduğu üzere arşivcilik alanında da hayatı çok kolaylaştıran tahliller sunuyor. Bu doğrultuda, değerli bir gereklilik haline gelen dijital arşivleme sistemi ile fizikî evrakların sayısallaştırılarak dijital ortama taşınması, pek çok açıdan kıymetli avantajlar getiriyor. Dijital arşiv, üzerinde uzun vakittir çalıştığımız ve çok kıymet verdiğimiz bir husus. Yaklaşık 5 milyon sayfa evrak ve 542 bin 740 projeyi tarayıp dijitalleştirilerek Arşiv İdare Sistemine ekledik. 1949 yılına ilişkin evraklarımızı dahi sayısallaştırdık ve Karşıyaka’mızın belleğine sahip çıktık. Yurttaşlarımızın işlerini vakit kaybetmeden yapmalarını sağladık. Tozlu raflarda bekleyen milyonlarca evrak, binlerce plana artık tek tuşla ulaşabiliyoruz. Karşıyaka Belediyesi olarak; kolay erişim, vakit ve iş gücü tasarrufu sağlayan dijital arşiv çalışmalarımızı güçlendirmeye devam edeceğiz” dedi.
Kaynak: (BYZHA) Beyaz Haber Ajansı
